Together for a fair and responsible sport
| Date : 13 Novembre 2022Modifiés lors de l’Assemblée générale du 5 juillet 2023 | Date: 13 November 2022Amended at the General Assembly of 5 July 2023 |
| NOM, SIÈGE, BUT, MOYENS ET RESSOURCES | NAME, SEAT, PURPOSE, MEANS AND RESOURCES | |||||||
| NOM ET DURÉE | NAME AND DURATION | |||||||
| Sous la dénomination de « Pro Trail Runners Association » (ci-après « l’Association »), est constituée une association de droit privé au sens des articles 60 et suivants du Code civil suisse (« CC »). Sa durée est indéterminée. | An association within the meaning of Articles 60 et seq. of the Swiss Civil Code (“CC”) is hereby created under the name “Pro Trail Runners Association” (hereafter, the “Association”). The Association is created for an indefinite period of time. | |||||||
| SIÈGE | SEAT | |||||||
| L’Association a son siège à Lausanne, dans le canton de Vaud en Suisse. | The Association’s seat is in Lausanne, in the Canton of Vaud, Switzerland. | |||||||
| BUT | PURPOSE | |||||||
| L’Association a pour but : Protéger le trail running et les différents environnements où ce sport est pratiqué, mais aussi les valeurs de la communauté du trail running, la santé physique et mentale des athlètes et l’équité et la pérennité des compétitions. Préserver les droits des athlètes, en particulier dans les situations liées aux contrats, aux blessures, à la santé et aux relations avec les médias. Développer et réaliser le sport à son plus haut niveau, en restant toujours fidèle à nos valeurs (fair-play, responsabilité environnementale, égalité) et en inspirant les gens au sein de la communauté du trail running et en dehors. Combattre toute forme de dopage dans le trail running. L’Association n’a pas de but lucratif. | The Association is created to: Protect trail running and the different environments where this sport is performed, but also the values of the trail running community, the athletes’ physical and mental health and the fairness and sustainability of the competitions.To preserve the rights of athletes, especially in situations related to contracts, injuries, health and media relationships. Expand and realize the sport at its highest level, always remaining true to our values (fair play, sustainability, equality) and inspiring people within the trail running community and outside. Fight against all kinds of doping in trail running.The Association has no profit purposes. | |||||||
| MOYENS | MEANS | |||||||
| L’Association peut entreprendre toute activité licite propre à atteindre de manière directe ou indirecte son but. | The Association may pursue all lawful activities to achieve its purpose directly or indirectly. | |||||||
| RESSOURCES | RESOURCES | |||||||
| Les ressources de l’Association pourront provenir de donations, legs, sponsors, partenariats, subsides publics, cotisations des Membres, revenus générés par les actifs de l’Association, ainsi que toute autre ressource légale. Toutes les ressources de l’Association devront être affectées exclusivement à la réalisation de son but non-lucratif. | Resources of the Association may come from donations, legacies, sponsorship, partnerships, public subsidies, membership fees, revenues generated by the Association’s assets, as well as any other resources authorized by the law. All resources of the Association shall be used exclusively for its non-profit purposes. | |||||||
| MEMBRES | MEMBERS | |||||||
| MEMBRES | MEMBERS | |||||||
| Les membres de l’Association (les « Membres ») sont des personnes qui ont un intérêt dans le but et les activités de l’Association et qui souhaitent la soutenir. Les Membres Passifs sans le droit de vote peuvent être des personnes physiques ou morales qui soutiennent l’Association matériellement et par idéal. Sur proposition du Comité, certaines personnes peuvent se voir attribuer la qualité de membre honoraire par l’assemblée générale pour leur engagement particulier en faveur de l’Association. Pour être éligible en tant que Membre Actif de l’Association, toute personnes doit remplir les critères suivants : 1. Être âgé de plus de 16 ans et ne jamais avoir été suspendu ou condamné pour des violations des règles anti-dopage ; et 2. Soit :2.1. Pour les athlètes des catégories Juniors ou Jeunes qui ont encore l’âge d’être dans de telles catégories, figurer dans le top 20 d’un championnat du monde Junior ou Jeune (skyrunning et/ou course de montagne) ou top 10 d’un championnat continental Junior ou Jeune (skyrunning et/ou course de montagne)oupour les autres athlètes, figurer dans le top 30 du classement ITRA (index général) et/ou du classement UTMB et/ou du classement WMRA et/ou du classement des Golden Trail Trail World Series et/ou du classement des Skyrunning World Series durant l’année de la demande ou durant les trois dernières années, et/ou 2.3. Disposer d’un contrat de sponsoring contenant une rémunération monétaire minimale de 1’000 dollars ou euros par année avec une marque active dans le trail pour la pratique de compétitions de trail running pour l’année en cours. | Members of the Association (the “Members”) shall consist of individuals who have an interest in the purpose and the activities of the Association and wish to support them. Passive Members without the right to vote may be natural or legal persons who support the Association materially and ideally. On the proposal of the Board, certain persons may be granted Honorary Membership by the General Assembly for their special commitment to the Association. To be eligible as an Active Member of the Association, individuals must fulfil the following requirements: 1. Be older than 16 years and never have been suspended or convicted for anti-doping rule violations, and 2. Either:2.1. For the Juniors and Youth athletes who are still of an age to be in such categories, be ranked in the top 20 in a Junior or Youth World Championship (skyrunning and/or mountain running) or top 10 in a Junior or Youth continental championship (skyrunning and/or mountain running)orFor the other athletes, be ranked in the top 30 of ITRA rank (general index) and/or UTMB rank and/or WMRA and/or Golden Trail World Series rank and/or Skyrunning World Series rank of the year of the request or of the past 3 years, and/or 2.3. Have a sponsorship contract containing a minimal monetary retribution of 1’000 dollars or euros per year with a brand active in trail running for the practice of trail running competitions for the current year. | |||||||
| ADHÉSION | BEGINNING OF MEMBERSHIP | |||||||
| Les fondateurs sont les Membres initiaux de l’Association. Des Membres additionnels peuvent rejoindre l’Association en soumettant en tout temps une demande écrite au Comité. Le Comité analyse les demandes d’adhésion des Membres Actifs et des Membres Passifs et donne, ou non son approbation. Pour les Membres Actifs, l’approbation sera refusée si le demandeur ne remplit les conditions d’éligibilité (cf. Art. 6 des Statuts). Concernant l’approbation des Membres Passifs, le Comité dispose d’un pouvoir discrétionnaire. En soumettant leur demande aux Comité et dès leur adhésion à l’Association, les Membres acceptent que leur nom et prénom, leur palmarès ou d’autres informations ou données personnelles soient publiés sur le site internet de l’Association, et que l’Association utilise lesdites données pour des campagnes promotionnelles ou autres sur tout type de support. | The founders are the initial Members of the Association. Additional Members may join the Association by submitting at any time a written application to the Board. The Board shall review the applications of Active Members and Passive Members and decide or not to approve them. For Active Members, approval will be refused if the applicant does not meet the eligibility requirements (see Art. 6 of the Statutes). Regarding the approval of Passive Members, the Board has discretionary power. By submitting their application to the Board and upon joining the Association, Members agree that their name and surname, their performance record or other personal information or data may be published on the Association’s website, and that the Association may use these data in promotional campaigns or in other campaigns in any support. | |||||||
| PERTE DE LA QUALITE DE MEMBRE | LOSS OF MEMBERSHIP | |||||||
L’adhésion d’un Membre se termine par : La démission du Membre adressée au Comité au moins 3 mois avant la fin de l’année civile. Si une cotisation annuelle est décidée par l’Assemblée générale, celle-ci sera également due par le Membre pour la totalité de l’année durant laquelle sa démission intervient ; La fin de la carrière professionnelle d’un Membre, c’est-à-dire lorsque ce dernier arrête de participer à des compétitions internationales et/ou ne dispose plus d’un contrat professionnel contenant une rémunération monétaire liée à sa pratique sportive. La fin de la carrière sportive est un élément laissé à la libre appréciation du Comité. Les Membres retraités pourront toutefois requérir la qualité de Membres Passifs de l’Association. Le fait que le Membre ne remplit plus les conditions d’éligibilité durant deux années à la suite (Art. 6 des Statuts). Si le Membre est un individu, au moment de son décès, la qualité de Membre étant inaliénable (art. 70 al. 3 CC) ; Lors de l’exclusion du Membre sur décision de l’Assemblée générale (cf. Article 9 des Statuts). Un Membre démissionnaire ou exclu n’a aucun droit à l’avoir social de l’Association. | Membership ceases: Upon the resignation of the Member addressed to the Board at least 3 months before the end of the calendar year. If a membership fee is decided by the General Assembly, it shall also be payable by the Member for the whole year in which its resignation occurs; The end of a Member’s professional career, i.e. when the Member stops participating in international competitions and/or no longer has a professional contract containing monetary remuneration linked to his or her sporting activity. The end of the sporting career is a discretionary matter for the Board. Retired Members may, however, apply as Passive Members of the Association. As soon as the Member no longer meets the eligibility requirements (Art. 6 of the Statutes) for two years in a row. Upon death of the Member if such Member is an individual and not the representative of an institution (art. 70 al. 3 CC); or By exclusion decided by the General Assembly (cf. Art. 9 of the Statutes). A resigning or expelled Member has no right to the Association’s assets. | |||||||
| EXCLUSION DE MEMBRES | EXCLUSION OF MEMBERS | |||||||
| Un Membre peut être exclu en tout temps de l’Association pour l’un ou plusieurs motifs suivants : Non-respect des buts de l’Association ou comportement inadmissible ou inapproprié au cours d’une Assemblée générale (tel que par exemple des insultes proférées à l’encontre d’autres Membres ou de membres du Comité, des remarques désobligeantes, des critiques infondées contres des décisions de l’Assemblée générale ou de l’Association en général et de son Comité, etc) ; En cas de contrôle anti-dopage positif, et ce même avant l’entrée en force de la décision des autorités de lutte contre le dopage, ou pour non-respect des normes anti-dopage en général ; En cas d’acte anti-sportif du Membre lors ou en lien avec une compétition de trail running, c’est-à-dire un comportement qui peut affecter négativement une compétition, que ce soit en termes de sécurité, de respect des règles, d’amusement ou d’intégrité du tournoi, que cet acte ait été sanctionné ou non d’une disqualification ou d’autres mesures disciplinaires ou judiciaires ; En cas de comportement jetant du discrédit sur l’Association ou des Membres de l’Association. En cas de non-paiement de la cotisation (Art. 10 des Statuts), après l’expiration du délai de grâce accordé par le troisième rappel envoyé au Membre visé et que ce dernier ne sera pas acquitté entièrement du montant de la cotisation. Le Comité se prononce sur l’exclusion. Le Membre peut porter cette décision devant l’Assemblée générale. Les Membres Passifs peuvent être exclus par le Comité en tout temps et sans indication des motifs. | A Member can be excluded at all times from the Association for one or several of the following reasons: Non-compliance with the purposes of the Association or unacceptable or inappropriate behaviour during a General Assembly (such as insults to other Members or Board members, offensive remarks, unfounded criticism of decisions of the General Assembly or of the Association in general and its Board, etc); In the event of a positive doping test, even before the decision of the anti-doping bodies has come into force, or for non-compliance with anti-doping standards in general; In the event of unsportsmanlike conduct by the Member during or linked to trail running competition, i.e. a behaviour that may adversely affect a competition, whether in terms of safety, compliance with the rules, entertainment or the integrity of the tournament, whether or not such conduct has been sanctioned by disqualification or other disciplinary or judicial measures; In the event of behaviour that brings the Association or its Members into disrepute. In case of the non-payment of the membership fee (Art. 10 of the Statutes), as soon as three reminders have been sent to the Member concerned and the latter has not fully paid the membership fee. The Board shall decide on the exclusion. The Member may bring this decision to the General Assembly. Passive Members may be excluded by the Board at any time and without giving reasons. | |||||||
| COTISATIONS | MEMBERSHIP FEES | |||||||
| L’Assemblée générale décide du principe et du montant des cotisations des Membres. La cotisation des Membres Actifs peut être plus élevée que celle des Membres Passifs. De même, différents montants de cotisations peuvent être décidés par l’Assemblée générale selon le pays d’origine des Membres. Les membres du Comité et le Secrétaire Général en exercice sont exemptés du paiement de la cotisation. Si des cotisations sont dues par les Membres, celles-ci devront être payées dans les 4 premiers mois de l’année civile en question, ou dans les 4 mois après la décision de l’Assemblée générale. Le non-paiement des cotisations peut entraîner l’exclusion du Membre si ce dernier ne paie pas entièrement le montant de sa cotisation et que trois rappels lui auront été envoyés (Art. 9 des Statuts). | The General Assembly decides on the principle of membership fees and their amount. The membership fees for Active Members can be higher than those for Passive Members. Similarly, different membership fees may be decided by the General Assembly depending on the country of origin of the Members. Current members of the Board and the current General Secretary are exempt from paying the membership fees. If membership fees are due from Members, they must be paid within the first 4 months of the calendar year in question or within 4 months of the decision of the General Assembly. Non-payment of membership fees may result in the exclusion of the Member if the latter does not pay the full amount of the fee and three reminders have been sent (Art. 9 of the Statutes). | |||||||
| ORGANISATION ET GOUVERNANCE | ORGANIZATION AND GOVERNANCE | |||||||
| ORGANES DE L’ASSOCIATION | BODIES OF THE ASSOCIATION | |||||||
| Les organes de l’association sont : l’Assemblée générale, le Comité, et les Auditeurs Externes, dans la mesure où cela est requis par le droit suisse. | The bodies of the Association are: The General Assembly, The Board, and The External Auditors, insofar as required by Swiss law. | |||||||
| L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE | THE GENERAL ASSEMBLY | |||||||
| PRINCIPES | PRINCIPLES | |||||||
| L’Assemblée générale constitue l’autorité suprême de l’Association au sens des articles 64 et ss. CC. Elle est composée de tous les Membres. | The General Assembly is the supreme authority of the Association within the meaning of article 64 et seq. CC. It is composed of all the Members. | |||||||
| POUVOIRS | POWERS | |||||||
| L’Assemblée générale délègue au Comité les pouvoirs de gérer et de représenter l’Association. L’Assemblée générale conserve les pouvoirs inaliénables suivants : Adoption et modification des Statuts ; Nomination, surveillance et révocation des Auditeurs Externes ; Approbation des rapports annuels et des comptes (audités) ; Nomination, surveillance, décharge et révocation des membres du Comité ; Décision de dissolution ou de fusion de l’Association ; Décision concernant l’exclusion d’un Membre, si ce Membre requiert que l’affaire soit portée devant l’Assemblée générale ; Gestion de toutes les affaires qui ne sont pas du ressort d’autres organes. | The General Assembly delegates to the Board the power to administer and represent the Association. The General Assembly remains with the following inalienable powers: Adoption and amendment of the present Statutes; Nomination, surveillance and revocation of the External Auditors; Approval of annual reports and audited accounts; Nomination, surveillance, discharge and revocation of Board members; Decision on the dissolution or merging of the Association; Decision on the exclusion of a Member, if that Member requests that the matter be brought before the General Assembly; Management of all matters that are not the responsibility of other bodies. | |||||||
| RÉUNIONS | MEETINGS | |||||||
| Assemblée générale ordinaire. L’Assemblée générale ordinaire se tient au moins une fois par an, en personne ou télématiquement, en Suisse ou à l’étranger. Assemblée générale extraordinaire. Des Assemblées générales extraordinaires peuvent être tenues à la demande du Comité ou d’au moins 20 pour cent des Membres, conformément à l’article 64 al. 3 CC. Convocation. Le Comité convoque les réunions de l’Assemblée générale dix jours au minimum à l’avance. L’ordre du jour des réunions doit être transmis avec les convocations. Les convocations peuvent être envoyées par courrier ou e-mail. Quorum. L’Assemblée générale est valablement constituée quel que soit le nombre des membres présents. Présidence. Le/la Président.e et en son absence le/la Vice président.e (tels que définis à l’article 18 ci-après), présidera les réunions de l’Assemblée générale. | Ordinary meeting of the General Assembly. The Ordinary meeting of the General Assembly shall be held at least once a year, in person or online, in Switzerland or abroad. Extraordinary meeting of the General Assembly. Extraordinary meetings of the General Assembly may be called by the Board or at the request of at least 20 percent of all Members, in accordance with article 64 par. 3 CC. Convocation. The Board shall convene the meetings of the General Assembly with a ten-days’ notice. The agenda of the meetings must be sent with the invitations. The invitations may be sent by post or by e-mail. Quorum. The General Assembly is validly instituted regardless of the number of Members present. The Chair. The Chair, and in his/her absence the Deputy Chair (as defined in Art. 18 below), shall chair the meetings of the General Assembly. | |||||||
| DÉCISIONS ET DROITS DE VOTE | DECISION MAKING AND VOTING RIGHTS | |||||||
| Droit de vote. Tous les Membres Actifs ont un droit de vote égal au sein de l’Assemblée générale, à savoir une voix par tête. Procuration. Les Membres peuvent être représentés par une procuration accordée à un tiers ou à un Membre. Une procuration écrite doit être remise afin de jusitifier le pouvoir de représentation. Mode. Les votes ont lieu à main levée ou avec des plateformes de vote télématique, selon décision du Conseil. À la demande d’un cinquième des Membres au moins, ils peuvent avoir lieu à bulletin secret. Majorités. Les décisions de l’Assemblée générale sont prises à la majorité des votes exprimés (y compris ceux votant par l’intermédiaire d’une procuration), pour autant que les présents Statuts ne prévoient pas une majorité différente. Décision circulaire. Les propositions auxquelles tous les Membres ont adhéré par écrit équivalent à des décisions de l’Assemblée générale, conformément à l’article 66 al. 2 CC. Conflit d’intérêt. Conformément à l’article 68 CC, un Membre ne peut voter pour les décisions relatives à une affaire ou un procès de l’Association, lorsque lui-même, son conjoint, son concubin ou ses parents ou alliés en ligne directe sont partie en cause. Procès-verbaux. Les réunions de l’Assemblée générale et ses décisions sont retranscrites dans des procès-verbaux signés par le Président et le Secrétaire. | Voting rights. Each Active Member shall have an equal voting right at the General Assembly, i.e. one voting right per head. Power of attorney. Members may be represented by a proxy granted to a third party or to a Member. A written power of attorney must be submitted to justify the power of representation. Process. Voting takes place by a show of hands or on online voting platforms, as decided by the Board. Upon request of at least one-fifth of the Members, voting may take place by secret ballot. Majority of votes. All decisions shall require a simple majority of all votes expressed (including votes by proxy), insofar as the present Statutes do not provide for a different majority. Decisions by circular letter. Proposals to which all Members have adhered in writing are equivalent to decisions taken by the General Assembly, in accordance with article 66 para. 2 CC. Conflict of interest. In accordance with article 68 CC, a Member may not vote for decisions relating to a matter or a legal proceeding regarding the Association where he or she, his or her spouse, his or her partner, parents or relatives in direct line are a party to the matter. Minutes. The meetings of the General Assembly and its decisions are recorded in the minutes signed by the President and the Secretary. | |||||||
| LE COMITÉ | THE BOARD | |||||||
| PRINCIPES | PRINCIPLES | |||||||
| Rôle et pouvoirs. Le Comité est l’organe exécutif de l’Association. Il a le droit et le devoir de gérer les affaires de l’Association et de la représenter en conformité des Statuts (Art. 69 CC). Le Comité doit notamment, prendre toute mesure utile pour atteindre le but de l’Association, veiller à l’application correcte des présents Statuts et d’autres éventuels règlements internes, administrer les biens, actifs et ressources de l’Association, tenir la comptabilité, engager et superviser un.e directeur.rice, si nécessaire, et convoquer et organiser l’Assemblée générale. Bénévolat. Les membres du Comité agissent bénévolement et ne peuvent prétendre qu’à l’indemnisation de leurs frais effectifs et de leurs frais de déplacement. Ce dédommagement est fixé selon les dépenses effectives des membres du Comité, telle qu’établies et justifiées par ces derniers. Pour les activités qui excèdent le cadre usuel de la fonction, chaque membre du comité peut recevoir un dédommagement approprié. Le tarif des activités excédant le cadre usuel des fonctions sera déterminé par le Comité, mais devra dans tous les cas être proportionnée au travail fourni. | Role and powers. The Board is the executive body of the Association. It has the right and the duty to manage the affairs of the Association and to represent it in accordance with the Statutes (art. 69 CC). In particular, the Board shall take all necessary measures to achieve the purposes of the Association, ensure the correct application of the present Statutes and any other internal regulations, administer the property, assets and resources of the Association, manage the accounts, engage and supervise a Director, if necessary, and convene and organise the General Assembly. Pro-bono. Board members shall act on a pro-bono basis, with the exception of reimbursement of their effective costs and travel expenses. This compensation shall be fixed according to the actual expenses of the Board members, as established and justified by them. For activities that exceed the usual scope of the function, each Board member may receive appropriate compensation. The compensation for activities beyond the usual scope of duties shall be determined by the Board, but shall in any case be proportionate to the work done. | |||||||
| NOMINATION DU COMITÉ | APPOINTMENT OF THE BOARD | |||||||
| Le Comité initial est élu par les membres fondateurs. Après cela, les nouveaux membres du Comité sont élus par l’Assemblée générale. | The initial Board members are appointed by the founders. After that, the new members of the Board are appointed by the General Assembly. | |||||||
| COMPOSITION | COMPOSITION | |||||||
| Le Comité se compose d’au moins deux et d’au maximum dix membres. Le Comité désigne en son sein le/la Président.e, le/la Vice-Président.e, ainsi que toute autre fonction qu’il jugera utile. En principe, le Comité se compose au minimum des fonctions suivantes :PrésidentVice-Président | The Board shall be composed of at least two and at most ten members. The Board designates amongst its members, a Chair, a Deputy Chair as well as any other function that it may deem necessary. In principle, the Board shall consist of at least the following functions: ChairVice-Chair | |||||||
| DURÉE DU MANDAT | TERM | |||||||
| Les membres du Comité sont nommés pour des mandats de deux ans, renouvelables indéfiniment. | The Board members are appointed for a two-year term, renewable indefinitely. | |||||||
| RÉVOCATION ET DÉMISSION | REMOVAL AND RESIGNATION | |||||||
| Révocation. Le mandat d’un membre du Comité peut être révoqué par l’Assemblée générale pour une juste cause, en particulier s’il ou elle a violé ses obligations à l’encontre de l’Association ou s’il ou elle n’est pas en mesure d’exercer correctement ses fonctions, que ce soit en raison d’une maladie durable, d’une infirmité, etc. De même, si un membre du Comité ne participe pas à 75% des réunions du Comité durant une année civile sans excuse valable, les autres membres du Comité pourront proposer sa révocation à l’Assemblée générale. Démission. Les membres du Comité peuvent démissionner en tout temps en respectant un délai de 3 mois pour la fin d’un mois en soumettant une déclaration écrite au/à la Président.e du Comité, précisant la date à laquelle leur démission prendra effet. Vacance en cours de mandat. En cas de révocation ou de démission en cours de mandat, le Comité peut nommer un membre remplaçant par cooptation, jusqu’à la prochaine Assemblée générale. | Removal. Board members may be removed by the General Assembly for just cause, in particular if the Board member has violated his/her obligations towards the Association or if the Board member is not in a position to exercise his/her functions correctly, whether due to long-term illness, disability, etc. Similarly, if a member of the Board fails to attend 75% of the Board meetings during a calendar year without a valid excuse, the other Board members may propose his/her dismissal to the General Assembly. Resignation. Board members may resign at any time respecting a 3-month period for the end of a month by submitting a written declaration to the Chair, specifying when the resignation shall take effect. Vacancy during the term of office. In the event of dismissal or resignation during the term of office, the Board may appoint a replacement member by co-optation, until the next meeting of the General Assembly. | |||||||
| DÉLÉGATION ET REPRÉSENTATION | DELEGATION AND REPRESENTATION | |||||||
| Délégation. Le Comité est autorisé à déléguer certaines de ou toutes ses tâches à un ou plusieurs de ses membres y compris à des sous-comités ou Groupes de travail, à des tiers qu’il mandate ou à des employé.es qu’il engage. Représentation. L’Association est valablement représentée et engagée par la signature collective de deux membres de son Comité et/ou d’un membre du Comité et du Secrétaire général et/ou tout.e autre dirigeant.e ou représentant.e désigné.e à cet effet par le Comité dans une procuration écrite accordée à l’unanimité. | Delegation. The Board is entitled to delegate certain or all of its tasks to one or more of the Board members, including to Board sub-committees or Working Groups, to third parties, or to hired employees. Representation. The Association is validly represented and bound by the collective signature of two Board members and/or of one Board member and the General Secretary and/or any other officer or representative designated for this purpose by the Board by a written power of attorney granted unanimously. | |||||||
| RÉUNIONS | BOARD MEETINGS | |||||||
| Réunion. Le Comité se réunit aussi souvent que nécessaire, mais au moins deux fois par an. Mode. Les membres du Comité peuvent valablement participer à une réunion du Comité et prendre des décisions par vidéo, conférence téléphonique ou par toute autre forme d’équipement de communication. La réunion peut avoir lieu en Suisse ou à l’étranger. Les members du Comité qui ne peuvent pas participer à une reunion du Comité doivent avertir les autres membres du Comité ou le Secrétaire général. Convocation. Le/la Président.e du Comité convoque les réunions du Comité au moins dix jours à l’avance. Si des circonstances urgentes le justifient, le/la Président.e peut convoquer une réunion extraordinaire par moyen électronique moyennant un préavis de deux jours. | Meetings. The Board shall meet as often as required, but at least twice per year. Process. Board members may validly participate in a meeting of the Board by video, telephone conference or by any other form of communications equipment. The meeting can take place in Switzerland or abroad. Board members who can’t participate in the meetings of the Board must inform the other members or the General Secretary. Convocation. The Chair of the Board shall convene Board meetings at least ten days in advance. The Chair may convene the Board by electronic means with two days’ advance notice, where justified by urgent circumstances. | |||||||
| PRISE DE DÉCISION | DECISION MAKING | |||||||
| Voix et Majorités. Chaque membre du Comité dispose d’une voix. Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents, pour autant que les présents Statuts de l’Association ne prévoient pas d’autre majorités. En cas d’égalité des voix, le/la Président.e dispose d’une voix prépondérante. Décisions circulaires. Les décisions du Comité peuvent aussi valablement être prises par voie de circulaire, y compris par email. Procès-verbaux. Les réunions du Comité et ses décisions sont retranscrites dans des procès-verbaux, signés par le Président et le Secrétaire de la séance. | Votes and majority. Each Board member shall have one vote. Decisions are taken by a simple majority of all votes expressed, as long as the present Statutes or other internal regulations of the Association do not provide for a different majority. In case of a tie, the Chair shall have a casting vote. Decisions by circular letter. Decisions may also validly be taken by written resolution, including by email. Minutes. Board meetings and decisions will be recorded in the minutes of the Board, signed by the President and the Secretary of the meeting. | |||||||
| SECRETAIRE GENERAL | GENERAL SECRETARY | |||||||
| Le Comité peut s’adjoindre les services d’un Secrétaire général, élu hors de son sein. Le Secrétaire général est nommé pour une période d’une année ou de deux ans, renouvelable indéfiniment. Le Secrétaire général sera rémunéré.e pour sa fonction, selon un tarif convenu avec le Comité. Le Secrétaire général a notamment pour fonctions de : Élaborer, mettre en œuvre et assurer le suivi des différents projets créés par le Comité. Effectuer un rapport mensuel au Comité sur le suivi des projets. Assister le Comité sur les moyens de financer l’Association.S’occuper des relations publiques de l’Association. Assister les membres de l’Association au sujet de tout litige ou dispute en lien avec les buts de l’Association.S’occuper de la correspondance avec les Membres au sujet des propositions et idées à voter à l’Assemblée générale. Le Secrétaire général peut participer aux séances du Comité et aux Assemblées générales, avec voix consultative. | The Board may engage the services of a General Secretary, elected from outside the members of the Board. The General Secretary shall be appointed for a period of one year or two years, renewable indefinitely. The General Secretary will be remunerated for his/her work at a rate agreed with the Board. The General Secretary’s duties are in particular to:Elaborate, implement and follow up the various projects created by the Board.To make a monthly report to the Board on the follow-up of the projects. To assist the Board in finding ways to finance the Association.To be responsible for the public relations of the Association.To assist the members of the Association in any dispute or argument related to the purposes of the Association.To handle correspondence with Members about proposals and ideas to be voted on at the General Assembly. The General Secretary may participate in the meetings of the Board and in the General Assembly in an advisory capacity. | |||||||
| DISPOSITIONS DIVERSES ET FINALES | MISCELLANEOUS AND FINAL PROVISIONS | |||||||
| SECRÉTARIAT | SECRETARIAT | |||||||
| Le Comité peut établir un secrétariat distinct du Secrétaire général et/ou nommer un.e directeur.rice afin de gérer les affaires courantes de l’Association. | The Board may create a secretariat separate from the General Secretary and/or appoint a Director to manage the day-to-day affairs of the Association. | |||||||
| ORGANE DE RÉVISION | EXTERNAL AUDITORS | |||||||
| Organe obligatoire. Dans la mesure où cela est requis par le droit suisse, l’Assemblée générale nomme un organe de révision externe et indépendant (auditeur) chargé (i) de vérifier les comptes annuels de l’Association et de soumettre un rapport détaillé à l’Assemblée générale,(ii) de s’assurer que les règles statutaires de l’Association (Statuts et règlements internes) soient respectées et (iii) effectuer toutes tâches obligatoires prévues par les dispositions légales du droit suisse. Organe facultatif. L’Association qui n’est pas soumise à l’obligation de nommer un organe de révision externe peut néanmoins décider de nommer un (ou plusieurs) vérificateur(s) des comptes, indépendant(s) du Comité, qui devra/devront établir un rapport à l’attention de l’Assemblée générale. | Compulsory body. To the extent required by Swiss law, the General Assembly shall appoint the independent External Auditor in charge of (i) verifying the annual accounts of the Association and to submit a detailed report to the General Assembly,(ii) to ensure that the statutory rules of the Association (Statutes and internal regulations) are respected and (iii) to carry out any mandatory tasks provided for by the legal provisions of Swiss law. Optional body. The Association, which is not subject to the obligation to appoint an External Auditor, may nevertheless decide to appoint one (or more) External Auditor(s), who would prepare a report to the General Assembly’s attention. | |||||||
| COMPTABILITÉ | BOOKKEEPING | |||||||
| Comptes. Le Comité établit les comptes pour chaque année comptable, tel que cela est requis par le droit suisse. Exercice. L’exercice comptable débute le 1er janvier et prend fin le 31 décembre de chaque année. | Accounts. The Board must prepare for each financial year accounts as required by Swiss law. Fiscal year. The fiscal year begins on January 1st and ends on December 31st of each year. | |||||||
| RESPONSABILITÉ | LIABILTY | |||||||
| L’Association répond seule de ses dettes, qui sont garanties par sa fortune sociale. Les Membres n’ont aucune responsabilité personnelle pour les dettes de l’Association. | The Association is solely liable for its debts and obligations, which are guaranteed by its assets, to the exclusion of all individual responsibility of its Members. | |||||||
| DISSOLUTION | DISSOLUTION | |||||||
| La dissolution de l’Association ne peut être décidée qu’à un vote à la majorité des deux-tiers (2/3) de tous les Membres Actifs. Dans ce cas, le Comité procède à la liquidation de l’Association ou nomme un liquidateur pour ce faire. Les actifs de l’Association serviront en premier lieu à l’extinction de ses dettes. Le reliquat sera versé à une institution à but non-lucratif poursuivant un but analogue à celui de l’association et bénéficiant de l’exonération de l’impôt. En aucun cas, les biens ne pourront retourner aux fondateurs ou aux membres, ni être utilisés à leur profit en tout ou partie et de quelque manière que ce soit. | The Association may only be dissolved by a two-third (2/3) majority vote of all Active Members. In such a case, the Board shall proceed with the liquidation of the Association or appoint a liquidator to do so. The assets of the Association shall first serve to pay its creditors. Remaining assets will be entirely assigned to a non-profit entity, which pursues similar purposes and which is tax exempted. In no event may the assets of the Association be returned to its founding members or Members, nor should they use some or all of the assets for their own benefit in any way. | |||||||
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| La version française, originale, fait foi. Date de l’Assemblée générale : 5 juillet 2023 | The original French version shall prevail. Date of the General Assembly: 5 July 2023 |
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